Wer eine Datei öffnen will, braucht keine Metadatenmaske.

Dateiname sehen, Vorschau erkennen, Inhalt mit einem Klick öffnen – und beim Ablegen den richtigen Ordner wählen.

Sobald Nutzer erst technische Datensätze öffnen oder Anhänge herunterladen müssen, landet die Projektablage wieder im Explorer und im Postfach.

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Der Betrieb Projektgeschäft

In einem Projekt kommen Pläne, Freigaben, Belege und E-Mails zusammen.

Zu einem technischen Projekt gehören Angebotsunterlagen, Pläne, Bestellungen, Montageunterlagen, Abnahmen und Schriftverkehr. Die Dateien müssen beim Projekt bleiben, ohne dass die Nutzer ihre vertraute Ordnerlogik verlieren.

Besonders häufig beginnt der Vorgang in Outlook: Eine Nachricht oder MSG-Datei soll mit wenigen Handgriffen in der richtigen Projektakte landen.

Lesen

Dateiname, Vorschau und Öffnen stehen zusammen.

Die Dokumentenansicht gruppiert Dateien nach fachlichem Typ und Ordner. PDF, Office-Datei oder E-Mail lassen sich direkt lesen beziehungsweise in der passenden Anwendung öffnen.

Ablegen

Der Ordner wird beim Upload gewählt – oder direkt angelegt.

Die Projektakte nutzt eine wiederkehrende Hierarchie, etwa für Angebot, Einkauf, Montage und Abnahme. Beim Hochladen kann der Nutzer den Zielordner auswählen und bei Bedarf einen Unterordner ergänzen.

Aus Outlook

Kopieren und Einfügen reicht für die schnelle Zuordnung.

Nachricht auswählenAls MSG oder EML einfügenProjekt und Ordner prüfenInhalt direkt öffnen

Eine automatische Zuordnung über Microsoft 365 kann zusätzlich helfen. Der manuelle Weg bleibt erhalten, weil nicht jede Nachricht eindeutig ist und der Nutzer die letzte Entscheidung behalten soll.

Ist Ihre Projektablage vollständig, aber schwer benutzbar?

Wir schauen auf den tatsächlichen Weg vom Fund zum Inhalt.

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